Ciclo del proceso de cuentas por cobrar
El dinero suele ser voluble. Tanto en nuestras empresas como en nuestra vida personal, el dinero entra y sale de nuestras cuentas como las mareas. Y en su forma más simple, las cuentas por cobrar (A/R) y las cuentas por pagar (A/P) ayudan a las empresas a seguir el movimiento de entrada y salida, respectivamente.
Es cierto que ni A/P ni A/R son necesarias en organizaciones más sencillas, centradas en el efectivo, donde casi todas las transacciones se completan en el mismo momento en que se intercambian los fondos. Piense en cualquier compra en efectivo que pueda hacer en una tienda física: en cuanto entrega la moneda correspondiente, los artículos que ha llevado a la caja ya son suyos. Ha convertido instantáneamente su dinero en un bien tangible.
Pero tan pronto como se introducen las transacciones a crédito -y ahora hay un retraso entre la compra y el pago-, es aconsejable adoptar una estrategia de contabilidad por devengo en la que las cuentas por pagar y por cobrar se convierten en necesidades. Estas categorías contables de su libro mayor le permiten a usted o a su personal determinar con exactitud su verdadera situación financiera, teniendo en cuenta el efectivo y los activos de que dispone y los fondos que pueda deber o que le puedan deber.
¿Cómo se contabiliza una factura recibida?
Una vez recibida la factura, se registra el importe adeudado, lo que eleva el saldo acreedor. Cuando se paga la factura, el importe se registra como débito en la cuenta de cuentas a pagar; por tanto, disminuye el saldo acreedor.
¿Las facturas son cuentas por cobrar?
Las cuentas por cobrar son lo que te deben los clientes. Una vez que envías una factura (o recibo), pasa a formar parte de tus cuentas por cobrar, hasta que se paga. Cuentas por cobrar es el nombre que se da tanto al dinero que se debe como al proceso de cobrarlo.
Diagrama de flujo del proceso de cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar se refieren a los bienes o servicios que su empresa ha proporcionado a crédito y espera que se paguen en un plazo estipulado. Un saldo deudor positivo significa que la cuenta está aumentando porque no está cobrando. Por el contrario, un valor negativo de la cuenta de deudores significa que el saldo de la cuenta de deudores está disminuyendo porque está entrando efectivo. Esto aumenta el saldo de cuentas a pagar y el flujo de caja a corto plazo. Las cuentas a pagar positivas aumentan la tesorería y las negativas la reducen. Por eso es mejor tener un saldo positivo en las cuentas a cobrar y negativo en las cuentas por cobrar, ya que esto significa que estamos pagando lo que debemos y recaudando más efectivo. Pasos del proceso de cuentas por cobrar Aunque no lo creas, el proceso de cuentas por cobrar comienza antes de que tu empresa entregue bienes o servicios a los clientes. Comienza con el establecimiento de condiciones de crédito y el fomento del pronto pago, y termina cuando se reciben y registran los fondos.
Manual de procedimientos de cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar son el yin y el yang de las empresas: Cuando los ingresos y los gastos se mantienen en un equilibrio saludable, la empresa puede aprovechar las oportunidades de crecimiento, y las relaciones con clientes y proveedores se mantienen en una base positiva.
El libro de cuentas por pagar de una empresa enumera sus pasivos a corto plazo: obligaciones por artículos comprados a proveedores, por ejemplo, y dinero adeudado a acreedores. Las cuentas por cobrar son fondos que la empresa espera recibir de clientes y socios. Las cuentas por cobrar figuran como activo corriente en el balance.
Los prestamistas y los posibles inversores se fijan en las cuentas por cobrar y en las cuentas por cobrar para calibrar la salud financiera de una empresa. Los ingresos son importantes, al igual que un gasto prudente para hacer crecer el negocio y retener a los clientes. Una mala gestión de cualquiera de los dos lados de la ecuación puede afectar negativamente a su crédito y, en última instancia, a la estabilidad de su negocio.
Las cuentas por pagar de una empresa comprenden los importes que debe a proveedores y otros acreedores, es decir, los artículos o servicios adquiridos y facturados. Las cuentas por pagar no incluyen, por ejemplo, las nóminas o las deudas a largo plazo, como una hipoteca, aunque sí incluyen los pagos de deudas a largo plazo.
Pasos de las cuentas por cobrar
Registro de las ventas de servicios a créditoCuando se venden servicios a un cliente, el vendedor normalmente crea una factura en su programa de contabilidad, que automáticamente crea un asiento para abonar la cuenta de ventas y cargar la cuenta de cuentas por cobrar. Cuando el cliente paga posteriormente la factura, el vendedor cargaría la cuenta de efectivo y abonaría la cuenta de cuentas por cobrar. Por ejemplo, ABC Internacional factura a un cliente 10.000 dólares en servicios y registra el siguiente asiento:
Este asiento aumenta el activo de cuentas por cobrar de ABC, que aparece como activo a corto plazo en su balance. Además, aumenta las ventas, que aparecen en la cuenta de resultados de ABC.Registro de las ventas de bienes a créditoSi el vendedor vendiera bienes a un cliente a crédito, entonces no sólo tendría que registrar la venta y la cuenta por cobrar relacionada (como fue el caso de la venta de servicios), sino que también registraría la reducción en el inventario que se vendió al cliente, que luego aparece en el gasto de costo de bienes vendidos. Esta transacción posterior reduce el activo de existencias en el balance y aumenta los gastos en la cuenta de resultados. Por ejemplo, si ABC Internacional concluyera una transacción de venta por 25.000 dólares en la que vendiera 12.000 dólares de mercancía al cliente, su asiento en el diario sería:
