Significado de la factura del proveedor
El procesamiento de facturas implica el ciclo completo de recepción de una factura de proveedor, su aprobación, el establecimiento de una fecha de envío, el pago de la factura y su posterior registro en el libro mayor. Es un aspecto crítico de la gestión de una empresa.
Cuando las facturas de los proveedores no se pagan a tiempo, se puede interrumpir el flujo de entrada de servicios, suministros y materias primas y dañar las relaciones con los proveedores. Uno o dos impagos pueden perdonarse, pero la morosidad continuada perjudicará a su empresa.
Gracias a los avances tecnológicos, excusas como “el cheque está en el correo” ya no sirven cuando se trata de procesar facturas. Sus proveedores saben que la mayoría de las empresas utilizan algún tipo de sistema automatizado para recibir y registrar sus facturas y ponerlas en el proceso de pago.
El seguimiento y el pago de las facturas de los proveedores, el procesamiento de facturas es la serie de pasos que tienen lugar desde el momento en que se recibe una factura de un proveedor hasta que se paga y se registra en el libro mayor.
Tanto si la factura se recibe por correo, como si es un PDF adjunto a un correo electrónico o una factura electrónica, la información que contiene debe escanearse manual o automáticamente en el sistema contable. A partir de ahí, la factura pasa por un flujo de trabajo específico de aprobación y pago.
Ejemplo de factura de proveedor
Dado que este proceso es bastante complejo, una empresa puede optar por automatizar este sistema en lugar de procesar las facturas manualmente. La automatización puede mejorar la visibilidad, productividad, precisión y rentabilidad del proceso de facturación de una empresa.
Una empresa de compras necesita verificar la compra, garantizar el pago correcto y entregar el pago dentro de los plazos acordados. Las facturas deben incluir la siguiente información para ayudar al proveedor y al comprador a realizar un seguimiento de sus gastos o inventario y actualizar sus registros financieros:
Una vez que el personal de AP verifica que la factura del proveedor contiene toda la información correcta, debe introducir los datos manualmente o mediante una herramienta de automatización y codificarlos a efectos contables. La codificación del libro mayor hace referencia a un sistema de codificación que facilita el seguimiento de los cargos y abonos.
Introducir manualmente estos datos puede llevar mucho tiempo al personal y conlleva el riesgo de error humano, lo que puede ser perjudicial para los registros financieros de una empresa. El uso de un sistema automatizado puede reducir los costes de procesamiento de facturas entre un 75% y un 85%, disminuyendo al mismo tiempo los errores. Disponer de las herramientas necesarias para realizar el seguimiento de estos datos también mejora el acceso a los datos de las facturas, lo que mejora el servicio a los proveedores y permite agilizar los pagos.
¿Qué es una solicitud de factura de proveedor?
Los inventarios son cruciales para el funcionamiento diario de su empresa. Después de todo, ¿qué puede producir y vender si no dispone de ellos? Los suministros y las materias primas son necesarios para crear sus productos. Por ello, necesita tener suficientes existencias para generar suficientes ingresos.
Pero, a veces, hacer un seguimiento de las transacciones con los proveedores puede resultar complicado. Puede que un día llegue a su oficina y vea montones de facturas sobre sus mesas. Afortunadamente, cuenta con un equipo de contabilidad competente y eficiente. Pero, con el tiempo, tendrá que ampliar su proceso para seguir el ritmo vertiginoso del mercado.
Las facturas de proveedores o vendedores son facturas de venta emitidas por bienes o servicios adquiridos. El destinatario de las facturas de proveedores también emite facturas a sus clientes. En aras de una distinción clara, pongamos esto a nivel de empresa. Cuando hablamos de vendedores o proveedores, nos referimos a los suministradores de bienes o servicios utilizados para la producción.
En las facturas de los proveedores, los bienes y servicios se enumeran y desglosan. Se incluyen otros gastos, como el impuesto sobre las ventas y los gastos de envío facturados al destinatario. Tras el subtotal, se suman los impuestos y otros cargos para calcular el importe total.
Factura de proveedor frente a factura de compra
Podrás ver un desglose de tus diferentes proveedores y cuánto estás pagando. A la hora de recortar gastos, consultar la información de las facturas de los proveedores puede ser muy útil para saber adónde va el dinero.
Si utilizas un programa de contabilidad, registrarás las facturas de un proveedor en la sección Facturas de proveedores o registrarás la transacción como una factura de proveedor. También debes cargar la factura en tu programa informático para mantener los registros correctos.
La forma de registrar el pago depende del tipo de contabilidad que utilice. Si utiliza el método de devengo (factura), la compra se registra en la fecha de la factura como una cuenta a pagar. Si utiliza el método de caja, el registro se guarda provisionalmente como factura de proveedor hasta que se registre el pago.
Un activo fijo es algo que ha adquirido para su empresa, que tiene una vida útil a largo plazo en su empresa y que se utilizará durante al menos 3 años. La forma de registrar los activos fijos en su contabilidad depende de cómo decida repartir el coste a lo largo de la vida útil del activo.
