Significado de la factura del proveedor
El calendario de pagos a proveedores se basa en el momento en que se recibe una factura y se introduce en Cuentas a Pagar. Esto se aplica a todas las condiciones de pago: Neto 10, Neto 30 y Neto 45. Para aquellos proveedores que sigan las mejores prácticas y utilicen el portal de proveedores de Penn, la fecha de la factura y la fecha de recepción de la factura deberían estar próximas.
Los proveedores más afectados por la fecha de recepción de la factura son aquellas empresas que siguen enviando las facturas por correo a Penn, lo que añade tiempo al ciclo completo de factura a pago. Basar las condiciones de pago en la fecha de recepción de la factura anima a los proveedores a aprovechar las ventajas de la facturación electrónica (cXML, PO Flip, buzón de correo electrónico), y elimina los pagos excesivamente tempranos a aquellos proveedores que retrasan la fecha de las facturas para agilizar el pago.
Una vez recibidas por Cuentas a Pagar, el plazo de tramitación de las facturas oscila entre 3 y 5 días laborables. Todas las facturas deben tener un número de pedido válido para poder ser abonadas. Las condiciones de pago dependen de los métodos de pago seleccionados.
Factura de proveedor pdf
Cuando es necesario generar un pago a un proveedor, se aprueba el registro de la factura recibida del proveedor (u otra documentación de solicitud de pago, como una solicitud de cheque) y se introduce como factura en el módulo de cuentas a pagar de Oracle. Las facturas pueden introducirse con anterioridad a la fecha en que debe generarse el cheque. En función de las condiciones de pago introducidas (por ejemplo, Inmediato, Neto 30), se selecciona la factura que se incluirá en el proceso de pago, que la oficina central de RF realiza de un día para otro. El proceso de pago genera el cheque.
Los pagos múltiples procesados en un lote de pago para un sitio de proveedor se incluyen automáticamente en un solo cheque a menos que se codifique individualmente de otro modo en el Archivo de proveedor. El sitio del proveedor, la región alternativa de pago contiene un campo “Pagar solo”. Si se codifica, pagar solo, todos los pagos procesados utilizando ese sitio de proveedor producirán un cheque separado.
Determine si el proveedor está en el Fichero de proveedores. Si no es así, solicite que se añada el proveedor y/o que se añada la información del sitio del campus al Archivo de proveedores. Consulte “Actualizaciones del Archivo de Proveedores” para obtener más información.
Factura de proveedor frente a factura de compra
Durante una reunión con uno de nuestros clientes, en la que estaban presentes los equipos de contabilidad y compras, surgió un problema. El equipo de acreedores culpaba al equipo de compras del retraso en la tramitación de las facturas de proveedores que habían recibido. La mayoría de las facturas que habían recibido, lo habían hecho a mano.
Un error común que tiene el proveedor es que supone que el vencimiento de la factura ha comenzado en cuanto se presenta la factura al cliente. Desde el punto de vista del cliente, la antigüedad comienza cuando la factura ha sido aceptada por las partes relacionadas dentro de la organización. Esta laguna no se ha abordado en la mayoría de los proveedores.
El equipo de cuentas a pagar hablaba de la plétora de problemas que surgen a diario. Reciben múltiples llamadas al día, de varios proveedores, preguntando por sus facturas. Sólo para esta tarea, han asignado a un miembro del equipo la responsabilidad exclusiva de atender estas llamadas, para evitar que entorpezcan su eficacia. Dicho miembro del equipo también se encarga de localizar las facturas del proveedor en cuestión, a menudo consultando con el equipo de compras para saber si tienen la factura, si se la han entregado. Debido a la pesada carga que supone un proceso que lleva mucho tiempo, se produce una pérdida generalizada de eficacia. Esto conduce a una disyunción entre la dirección y los empleados. No se está alcanzando el máximo potencial de los empleados, debido a la pesada carga del departamento, lo que hace que la dirección sospeche de una falta de esfuerzo más que de una carga de trabajo abrumadora. Además, durante la reunión, A.B., del equipo de contabilidad, reprochó a S.K. que el rendimiento del equipo de compras se refleja negativamente en el equipo de contabilidad. Por lo que se culpa a este último. En respuesta, S. K, del equipo de compras, preguntó qué medidas habría que poner en marcha para que el equipo pudiera terminar las facturas que tienen a diario, que no hacen más que aumentar día a día.
Ejemplo de factura de proveedor
El procesamiento de facturas implica los pasos necesarios desde la recepción de una factura hasta su pago. Esto puede parecer sencillo. Pero hay algunos pasos intermedios que pueden complicarse rápidamente en función del tamaño de su empresa.
Además de introducir los datos de la factura en el sistema, las buenas prácticas dictan que se haga una copia o se escanee la factura en el sistema de archivo electrónico o en papel como copia de seguridad. Esto es necesario en caso de que se descubran discrepancias más adelante. Y es un procedimiento adecuado a efectos de auditoría.
Si haces y guardas copias en papel, tendrás que utilizar filas y filas de archivadores. Y mantener todas las copias en papel organizadas para que usted y/o los auditores puedan encontrarlas fácilmente en caso necesario.
Tal vez su empresa haya invertido dinero en un sistema de archivo electrónico de facturas. Eso está muy bien. Pero debe mantenerlo bien organizado y estar atento para escanear y archivar las facturas correctamente.
Esto NO es una buena práctica. Las facturas que se quedan en las bandejas de entrada de los aprobadores se pierden o se olvidan, lo que da lugar a multas por demora. Y lo que es peor, este método es propicio para el fraude, ya que no es muy difícil para un malhechor falsificar las iniciales o la firma de un aprobador.
