Doble contabilización de las facturas recibidas
Si su departamento cuenta con una adecuada separación de funciones entre el personal que registra los pagos de las cuentas por cobrar y el que realiza los depósitos, consulte con su Decanato/Oficina Divisional para obtener la aprobación para cobrar los recibos directamente de sus clientes y realizar sus propios depósitos. Recuerde hacer todos los depósitos diariamente o al menos una vez a la semana. Una vez aprobado por su Decanato, siga los procedimientos en Contabilidad de Ingresos UW-3029 en “¿Cómo puedo establecer un procedimiento de depósito para nuestro departamento?”. (Sección III).
Conserve una copia de este formulario en su oficina y envíe el formulario original a Cash Management, 21 N. Park Street, Suite 5301. Por favor, revise WISDM diariamente para determinar si los clientes han enviado el pago. Los pagos se contabilizarán en WISDM utilizando la codificación financiera proporcionada en la factura, el número de factura estará en el campo de descripción y el número de cheque estará en el campo de referencia. Los Servicios de Contabilidad devolverán las facturas pagadas por correo del campus a aquellos que hayan enviado los formularios de factura a los Servicios de Contabilidad antes de recibir los pagos de los clientes.
¿Cuál es el asiento contable de la factura recibida?
La factura se utiliza para añadir un asiento como cargo en la cuenta de deudores y como abono en la cuenta de ventas. Una vez que el cliente ha pagado la factura, puede listar un cargo en la cuenta de ventas y un abono en la cuenta de deudores.
¿La factura a recibir es un pasivo?
Una factura es un documento presentado a un cliente, que identifica una transacción por la que el cliente debe un pago al emisor. Este documento representa un activo del emisor y un pasivo del cliente.
¿Cómo se registran las facturas en la contabilidad?
El asiento de factura recibida en papel se registra en el libro mayor como activo circulante en un sistema de contabilidad por devengo. Finanzas registrará el pago de las facturas haciendo un abono en la cuenta de pasivo correspondiente y un cargo en la cuenta de cuentas por cobrar.
Asiento de factura recibida del proveedor
Dado que este proceso es bastante complejo, una empresa puede optar por automatizar este sistema en lugar de procesar las facturas manualmente. La automatización puede mejorar la visibilidad, productividad, precisión y rentabilidad del proceso de facturación de una empresa.
Una empresa de compras necesita verificar la compra, garantizar el pago correcto y entregar el pago dentro de los plazos acordados. Las facturas deben incluir la siguiente información para ayudar al proveedor y al comprador a realizar un seguimiento de sus gastos o inventario y actualizar sus registros financieros:
Una vez que el personal de AP verifica que la factura del proveedor contiene toda la información correcta, debe introducir los datos manualmente o mediante una herramienta de automatización y codificarlos a efectos contables. La codificación del libro mayor hace referencia a un sistema de codificación que facilita el seguimiento de los cargos y abonos.
Introducir manualmente estos datos puede llevar mucho tiempo al personal y conlleva el riesgo de error humano, lo que puede ser perjudicial para los registros financieros de una empresa. El uso de un sistema automatizado puede reducir los costes de procesamiento de facturas entre un 75% y un 85%, disminuyendo al mismo tiempo los errores. Disponer de las herramientas necesarias para realizar el seguimiento de estos datos también mejora el acceso a los datos de las facturas, lo que mejora el servicio a los proveedores y permite agilizar los pagos.
Cómo registrar el pago de cheques en el asiento
Una factura es una solicitud formal de pago por productos o servicios prestados por un proveedor. Incorpora el precio de lo que el cliente ha comprado o se le ha cobrado. Supongamos que una factura incluye los nombres del vendedor y del comprador, la descripción y el precio del artículo y las condiciones de pago. Posible uso como prueba ante un tribunal si es el caso. ¿Cómo se introducen estas facturas en la contabilidad?
Cada vez que se negocia una factura, se crea una nueva cuenta a pagar y una nueva cuenta de compras a cobrar. Hay que registrar las facturas y los pagos en la contabilidad para que los libros y los estados financieros de la empresa sean exactos.
Entonces, si eres un completo novato en contabilidad y no tienes ni idea de cómo registrar facturas, puedes sentirte completamente abrumado. Hemos desarrollado este blog para mostrar los ejemplos y explorar las características de las cuentas de facturas y los sistemas de cuentas a pagar.
En pocas palabras, sus cuentas por pagar son las sumas que debe a los proveedores como pago por los artículos y servicios que ha recibido de ellos. Dicho de otro modo, “cuentas a pagar” equivale a “pagos efectuados en concepto de liquidación de facturas debidas a proveedores”. Dado que el pago de sus deudas aumenta el saldo acreedor de su empresa, podría clasificar las cuentas a pagar como un pasivo.
Cómo registrar una factura en un asiento
Si ha realizado sus facturas de ventas utilizando un sistema contable, por ejemplo, e-conomic, Dinero o Billy’s Billing, no es necesario que nos envíe las facturas de ventas, puesto que ya tenemos acceso a ellas dentro del sistema contable.
Si, por el contrario, no factura sus ventas en un sistema contable, entonces también necesitaremos que nos envíe las facturas de ventas en formato PDF. Si las facturas de venta están hechas en Word o Excel, primero deben guardarse como archivos PDF y luego enviárnoslas para que podamos registrarlas manualmente en el sistema contable.
Debe presentar todas las facturas de sus proveedores. Se trata de todos los gastos que ha tenido y para los que el proveedor ha emitido una factura. Por regla general, siempre hay que emitir una factura. La factura debe estar a nombre de su empresa y no a su propio nombre.
También tiene que presentar todos los recibos. Se trata de todas las compras menores que haya hecho en tiendas, gasolineras, etc., y en las que no haya recibido una factura del proveedor. Por regla general, siempre hay que obtener una factura por todos los gastos, pero SKAT suele aceptar recibos, siempre que los importes sean relativamente pequeños.
