Cargo o abono de cuentas a pagar en el balance de sumas y saldos
Una factura es una solicitud formal de pago por productos o servicios prestados por un proveedor. Incorpora el precio de lo que el cliente ha comprado o se le ha cobrado. Supongamos que una factura incluye los nombres del vendedor y del comprador, la descripción y el precio del artículo y las condiciones de pago. Posible uso como prueba ante un tribunal si es el caso. ¿Cómo se introducen estas facturas en la contabilidad?
Cada vez que se negocia una factura, se crea una nueva cuenta a pagar y una nueva cuenta de compras a cobrar. Hay que registrar las facturas y los pagos en la contabilidad para que los libros y los estados financieros de la empresa sean exactos.
Entonces, si eres un completo novato en contabilidad y no tienes ni idea de cómo registrar facturas, puedes sentirte completamente abrumado. Hemos desarrollado este blog para mostrar los ejemplos y explorar las características de las cuentas de facturas y los sistemas de cuentas a pagar.
En pocas palabras, sus cuentas por pagar son las sumas que debe a los proveedores como pago por los artículos y servicios que ha recibido de ellos. Dicho de otro modo, “cuentas a pagar” equivale a “pagos efectuados en concepto de liquidación de facturas debidas a proveedores”. Dado que el pago de sus deudas aumenta el saldo acreedor de su empresa, podría clasificar las cuentas a pagar como un pasivo.
Asiento por factura recibida por adelantado
¿Qué es una factura? Una factura es un documento presentado a un cliente, que identifica una transacción por la que el cliente debe un pago al emisor. Este documento representa un activo del emisor y un pasivo del cliente. Una factura es un documento importante para los auditores de una empresa. Es probable que un auditor desee revisar una muestra de todas las facturas emitidas como parte de los procedimientos asociados a una auditoría. El auditor también enviará solicitudes de confirmación a los clientes de un vendedor, pidiéndoles que confirmen los importes indicados en las facturas.
Mejores prácticas en materia de facturasLa estructura de una factura puede influir considerablemente en la capacidad de una empresa para cobrar a sus clientes. Por ejemplo, debe indicarse claramente la fecha exacta de vencimiento del pago, en lugar de limitarse a indicar (por ejemplo) 30 días a partir de la fecha actual. Asimismo, debe eliminarse de la factura cualquier dato extraño que pueda confundir a los clientes (como las sociedades internas). Por último, coloque la información de contacto dentro de un recuadro, donde los clientes puedan localizarla fácilmente.Tipos de facturasTradicionalmente, las facturas se han emitido como documentos en papel, pero cada vez se emiten más en formato electrónico, que puede enviarse como correo electrónico. Algunas facturas incluyen la opción “pagar ahora”, que permite a los clientes utilizar diversos tipos de pago para realizar un abono inmediato. La opción de “pago inmediato” puede reducir en gran medida el tiempo de cobro experimentado por un vendedor.La factura pro formaUna factura pro forma es una versión preliminar de una factura. Se envía al cliente antes de la entrega de los bienes o la prestación de los servicios. En ella se describe lo que el vendedor proporcionará, el precio que se cobrará y varios elementos relacionados. Este documento puede utilizarse para garantizar que el cliente está de acuerdo con el importe que finalmente se facturará mediante una factura normal. También se utiliza a efectos de documentación cuando se envían mercancías a través de fronteras internacionales.
Factura recibida por adelantado pero no pagada
Las cuentas por pagar (CP), o “acreedores”, se refieren a las obligaciones a corto plazo de una empresa frente a sus acreedores o proveedores, que aún no han sido pagadas. Las cuentas a pagar aparecen en el balance de una empresa como un pasivo corriente.
El saldo total de las cuentas a pagar de una empresa en un momento determinado aparecerá en su balance en la sección del pasivo corriente. Las cuentas a pagar son obligaciones que deben saldarse en un plazo determinado para evitar impagos. A nivel corporativo, las cuentas a pagar se refieren a pagos a corto plazo a proveedores. La cuenta a pagar es esencialmente un pagaré a corto plazo de una empresa a otra empresa o entidad. La otra parte registraría la transacción como un aumento de sus cuentas a cobrar por el mismo importe.
Las cuentas a cobrar son una cifra importante en el balance de una empresa. Si las cuentas por cobrar aumentan con respecto a un periodo anterior, significa que la empresa está comprando más bienes o servicios a crédito, en lugar de pagar en efectivo. Si las cuentas por pagar de una empresa disminuyen, significa que la empresa está pagando sus obligaciones del periodo anterior a un ritmo más rápido que el de la compra de nuevos artículos a crédito. La gestión de las cuentas por pagar es fundamental para gestionar la tesorería de una empresa.
Asiento de cargo o abono en cuentas por cobrar
Registro de las ventas de servicios a créditoCuando se venden servicios a un cliente, el vendedor normalmente crea una factura en su programa de contabilidad, que automáticamente crea un asiento para acreditar la cuenta de ventas y debitar la cuenta de cuentas por cobrar. Cuando el cliente paga posteriormente la factura, el vendedor cargaría la cuenta de efectivo y abonaría la cuenta de cuentas por cobrar. Por ejemplo, ABC Internacional factura a un cliente 10.000 dólares en servicios y registra el siguiente asiento:
Este asiento aumenta el activo de cuentas por cobrar de ABC, que aparece como activo a corto plazo en su balance. Además, incrementa las ventas, que aparecen en la cuenta de resultados de ABC.Registro de las ventas de bienes a créditoSi el vendedor vendiera bienes a un cliente a crédito, entonces no sólo tendría que registrar la venta y la cuenta por cobrar relacionada (como fue el caso de la venta de servicios), sino que también registraría la reducción en el inventario que se vendió al cliente, que luego aparece en el gasto de costo de bienes vendidos. Esta transacción posterior reduce el activo de existencias en el balance y aumenta los gastos en la cuenta de resultados. Por ejemplo, si ABC Internacional concluyera una transacción de venta por 25.000 dólares en la que vendiera 12.000 dólares de mercancía al cliente, su asiento en el diario sería:
